Contoh susunan acara rapat koordinasi harus diketahui oleh seluruh orang yang akan mengadakan agenda rapat, sehingga bisa membuat susunan acara dengan baik. Susunan acara rapat koordinasi harus dipersiapkan dengan baik agar acara yang akan dilaksanakan tetap berjalan dengan lancar dan terarah. Karena memang susunan acara memegang peranan penting dalam kegiatan.

Contoh Susunan Acara Rapat Koordinasi

Membuat susunan acara bagi beberapa orang memang tidak membutuhkan hal yang susah, terutama bagi yang sudah terbiasa. Akan tetapi bagi yang belum terbiasa, sebaiknya membaca contoh susunan acara rapat koordinasi sehingga dapat menghasilkan susunan rapat yang baik dan berjalan lancar. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan susunan acara rapat adalah:

1. Jenis Acara Yang Akan Dilaksanakan

Saat membuat suatu acara, maka harus diperhatikan dengan baik jenis acara apa yang akan dilaksanakan. Karena keberhasilan suatu acara membutuhkan persiapan acara yang matang dan baik. Jika penyedia acara saja tidak mengetahui jenis acara yang akan dilaksanakan, maka acara yang akan dilaksanakan juga tidak berjalan lancar.

Mengingat pentingnya acara, maka harus ditentukan dengan baik jenis acara apa yang diinginkan. Konsep acaranya juga harus sesuai dengan bahasan yang akan dilakukan, sehingga peserta acara juga tidak berekspektasi buruk dengan acara yang diselenggarakan.

2. Bentuk Acara Yang Akan Dipakai

Rapat koordinasi harus memperhatikan kebutuhan dari setiap anggotanya, jangan hanya menekankan pada keberhasilannya saja, tetapi perhatikan juga kepuasan dari peserta. Rapat koordinasi dapat dikonsep dengan baik dan santai agar yang mengikuti juga tidak terlalu penat dan stres pikirannya. Sebaiknya diberikan selingan berupa hal hal penyemangat dalam sesi istirahat rapat.

3. Alokasi Waktu Harus Jelas Dan Jangan Terlalu Lama

Rapat koordinasi memang sangat penting untuk dilakukan dan bahasannya juga pasti sangat banyak, sehingga diperlukan untuk memperhatikan waktu pelaksanaannya juga. Rapat yang dilaksanakan terlalu lama akan membuat peserta rapat lelah dan bosan, sebaliknya jika dilakukan terlalu cepat maka hal-hal yang dibahas menjadi kurang mengena dan akan menimbulkan banyak pertanyaan.

Oleh karena ini dalam mempertimbangkan waktu pelaksanaan, harus sering membaca contoh susunan acara rapat koordinasi, sehingga rapat bisa berjalan dengan baik. Perlu juga mempertimbangkan keinginan anggota rapat agar selama proses rapat bisa berjalan lancar dan suasana menyenangkan.

4. Mematuhi Aturan Yang Berlaku Dan Tidak Melanggar Norma

Rapat merupakan koordinasi dari banyak orang berkumpul menjadi satu dan membahas sesuatu untuk kemudian ditentukan mufakat dari hasil rapat. Selama proses rapat berlangsung juga harus memperhatikan aturan-aturan yang berlaku, tidak boleh seenaknya sendiri. Karena bisa membuat orang lain merasa kesal dan akhirnya timbul pertengkaran.

Sehingga alangkah lebih baiknya jika pemimpin rapat membuat aturan agar dipatuhi oleh anggota rapat dan menghargai setiap pendapat yang disampaikan oleh peserta. Bagi peserta rapat yang bersifat mendominasi dan terlalu kaku harus diberikan ruang untuk diingatkan bahwa rapat merupakan keputusan bersama, sehingga tidak menimbulkan kerusuhan saat rapat berlangsung.

5. Harus Kreatif Dan Inovatif

Ketika setiap orang sudah sering dihadapkan dengan kebiasaan rapat atau sering melihat contoh susunan acara rapat, maka membuat susunan acara akan semakin baik. Kreativitas dan inovatif harus diterapkan agar rapat yang dilakukan juga memiliki sistem pelaksanaan yang berbeda dengan rapat rapat yang lainnya.

Jika perlu dipersiapkan lokasi rapat yang menyenangkan, misalkan ke luar kota sehingga tidak membuat suasana selalu sama. Jadi bisa sekalian rapat koordinasi dan melakukan aktivitas liburan untuk menghilangkan penat yang ada.

Lihatlah video menarik berikut ini :

Pentingnya memperhatikan contoh susunan acara rapat koordinasi memang harus dipahami demi suksesnya acara rapat yang akan dilaksanakan. Semakin baiknya susunan acara yang dibuat, maka rapat yang dikonsep juga akan berjalan dengan lancar.

Salam sukses – CV. Cakrawala Persada